Als je als ondernemer correspondeert met klanten, is het belangrijk dat je weet welke gegevens je dient op te nemen. Op deze manier weet een klant van wie de correspondentie afkomstig is. De bedrijfscorrespondentie is een van de onderdelen van de administratie en kan betrekking hebben op email, brieven, website, offertes en brochures. Ook facturen vallen daar uiteraard onder, maar daar gelden specifieke regels voor. Wanneer je gebruikmaakt van online boekhouden, dan worden alle gegevens automatisch opgenomen. Als zzp'er is het van belang om gebruik te maken van de statutaire naam. Dit betreft de volledige statutaire naam zoals opgenomen bij de kamer van koophandel. Bij een bv, nv en een coöperatie is het ook nodig om de statutaire zetel op te nemen van de rechtspersoon.
Inhoudsopgave
Handelsnaam en KvK-nummer
• Duidelijkheid voor klanten
• Regels bij verkoop op afstand
• Wat moet er op je website staan?
Handelsnaam en KvK-nummer
Bij alle vormen van correspondentie is het belangrijk om de handelsnaam van je bedrijf en het KvK-nummer te vermelden. Bij een BV met een handelsnaam en statutaire naam dien je beide namen te vermelden. Het is overigens niet verplicht om als zzp'er het btw-identificatienummer in de correspondentie op te nemen. Het is wel toegestaan, zoals het onder meer ook handig is voor klanten om andere gegevens te vermelden. Bijvoorbeeld de naam van de website, e-mailadres, vestigingsadres, correspondentieadres en bankrekeningnummer.
Wanneer het andere rechtsvormen betreft dan een eenmanszaak, dient de statutaire naam opgenomen te worden wanneer je de handelsnaam niet gebruikt. De statutaire naam is te vinden in de zoekmachine en in het handelsregister van de kamer van koophandel. Dit is ook van toepassing op de statutaire zetel.
Duidelijkheid voor klanten
Bij bedrijfscorrespondentie is het voor klanten natuurlijk altijd van belang te weten van wie een brief of e-mail afkomstig is. Dat is bovendien ook gunstig voor je bedrijf. Bijvoorbeeld door met een herkenbaar logo te werken. Creëer een bedrijfslogo dat je op alle uitingen van je bedrijf vermeld om de herkenbaarheid en naamsbekendheid te vergroten. Bijvoorbeeld met het bedrijfslogo op je website, net als in offertes, facturen en brieven die je verstuurt.
Als je zelf een brief ontvangt van een bedrijf of organisatie dan zie je meestal in een oogopslag al wie de afzender is. Dat komt door het logo in combinatie met het kleurgebruik en lettertype. Zo schept bedrijfscorrespondentie duidelijkheid en profiteer je er als bedrijf marketingtechnisch gezien ook nog van.
Regels bij verkoop op afstand
Er gelden voor bedrijven die zich bezighouden met verkoop op afstand extra regels. Bijvoorbeeld als je een telefonische verkoper bent of als zzp'er via postorder producten verkoopt. In dat geval is het nodig dat je website volledig transparant is over de bedrijfsidentiteit. Je bent dan onder meer verplicht om naast de handelsnaam en het KvK-nummer ook de adresgegevens te vermelden. Daarnaast zijn er nog meerdere verplichte zaken van toepassing. Op uw bedrijfscorrespondentie mogen vanzelfsprekend geen bewust verkeerde gegevens opgenomen worden.
Wat moet er op je website staan?
Wanneer je website hebt, dan moet je minimaal opnemen:
- De naam van bedrijf.
- Het vestigingsadres (dus geen postbus).
- Het KvK-nummer.
- De contactgegevens (e-mailadres, telefoon).
- Het btw-nummer (wanneer van toepassing).
Als ondernemer is het belangrijk om de juiste gegevens te vermelden op de correspondentie.
Verkeerde gegevens kunnen er bijvoorbeeld voor zorgen dat je langer moet wachten op de betaling. Afhankelijk van de rechtsvorm moet bepaalde informatie opgenomen worden. Welke informatie dat is, kan per rechtsvorm verschillen.
Mijnzzp.nl