Er zijn verschillende administraties waarmee je als ondernemer te maken kunt krijgen. We onderscheiden de volgende twee categorieën: financiële administratie en bedrijfsadministratie. Binnen de financiële administratie horen onder andere de balans, de winst- en verliesrekening en het kasboek. De bedrijfsadministratie omvat onder andere personeelsadministratie, inkoopadministratie en verkoopadministratie. De administratieve taken waarmee je te maken kunt krijgen kunnen dus verschillen per soort administratie. Ook kan er sprake zijn branche specifiek administraties. Denk bijvoorbeeld aan een juridische administratie, logistieke administratie en aan een medische administratie. Binnen bijna alle vormen van administratie is er ook sprake van financiële gegevens. In dat geval hebben we het weer over de financiële administratie van een onderneming. Wij proberen in dit artikel de veelgestelde vragen te beantwoorden.
Als zzp'ers heb je dus met administratie en boekhouding te maken. Hiervoor kun je het beste gebruikmaken van boekhoudsoftware zoals van e-boekhouden. Het digitaal boekhouden werkt vandaag de dag eenvoudig en bespaart veel tijd. Ook kun je gebruikmaken van een handige gratis app voor de administratie. Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van de urenadministratie. Alle boekhoudpakketten werken tegenwoordig in de cloud en zijn veilig te gebruiken. Iedere dag zal er een nieuwe back-up gemaakt worden van de administratie. Als zzp'er is het natuurlijk ook mogelijk om een goede boekhouder in te huren. Het is als ondernemer wettelijk verplicht om de administratie bij te houden volgens de richtlijnen van de Belastingdienst. Een goede administratie is dus noodzakelijk als ondernemer, net zo als het toepassen van fiscale regels op de juiste manier.
Inhoudsopgave
Financiële administratie
Administratie bijhouden als zzp'er
Administratie en boekhouding startende ondernemers
• Kasboek bijhouden
• Grootboekadministratie
• In- en verkoopadministratie
• Inkomende en uitgaande facturen controleren
• Controle debiteuren- en crediteurenadministratie
• Voorraadadministratie
• Loonadministratie
• Rittenadministratie
• Urenadministratie
• Heb je een boekhoudkundige achtergrond nodig als zzp'er?
• Wanneer een boekhouder of accountant inschakelen?
Btw-administratie zzp'er
Zzp administratie opzetten eenmanszaak
• Enkelvoudig of dubbel boekhouden
• Papieren administratie of online boekhouden?
• Afschrijvingen en investeringen
Financiële administratie
De financiële administratie heeft voor ondernemers betrekking op de boekhouding van de onderneming. De financiële administratie kan in het kort het beste gezien worden als alle gegevens die te maken hebben met cijfers en alle inkomsten en uitgaven van een onderneming. Denk bijvoorbeeld aan alle binnenkomende en verstuurde facturen, de loonadministratie, sociale lasten, de btw-aangifte enz.
Dit heeft onder andere betrekking op:
- De grootboekadministratie.
- De in- en verkoopadministratie.
- Debiteuren- en crediteurenadministratie.
- De voorraadadministratie.
- De loonadministratie.
- De rittenadministratie.
- De urenadministratie.
Administratie bijhouden als zzp'er
Het is niet zo dat alle administratieve gegevens automatisch toebehoren tot de financiële administratie van de onderneming. Algemene e-mails of vastgelegde afspraken behoren bijvoorbeeld niet toe tot de boekhouding. Alleen wanneer het financiële bedrijfsgegevens betreft, komt het in aanmerking voor de financiële administratie. Dit kan bijvoorbeeld ook betrekking hebben op contracten en agenda's met financiële gegevens.
Wanneer je als zzp'er een administratie moet bijhouden, is het daarom belangrijk dat je weet welke gegevens hieronder vallen. Dit is namelijk bepalend voor de manier waarop je de administratie moet bijhouden en/of er wettelijke verplichtingen van toepassing zijn. Het bijhouden van de boekhouding is verplicht voor alle ondernemers. Wel kunnen er per branche aanvullende voorwaarden van toepassing zijn. Denk bijvoorbeeld aan medische dossiers waarmee zorginstellingen te maken hebben. Een medische administratie is gebonden aan strikte regelgeving.
Administratie en boekhouding startende ondernemers
Wanneer je als startende ondernemer gebruikmaakt van een boekhoudprogramma, dan heb je geen boekhoudkundige achtergrond nodig. Met een boekhoudprogramma kun je eenvoudig de administratie en boekhouding opzetten. Online boekhouden is tegenwoordig de norm voor zzp'ers. De meeste starters maken gebruik van een boekhoudpakket. In de meeste gevallen is basiskennis voldoende om zelf de boekhouding te kunnen doen. De basiskennis is ook te vergroten door een online cursus te volgen. De basiskennis heeft ook betrekking op alle boekhoudkundige begrippen en termen.
Kasboek bijhouden
Sommige zzp'ers hebben ook te maken met contante betalingen en losse bonnetjes. Wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudprogramma, dan kun je deze gegevens ook automatisch invoeren door middel van een mobiele app. Een kasboek kun je op deze manier ook online bijhouden. Dit is een echte aanrader voor het verwerken van losse bonnetjes.
Grootboekadministratie
De grootboekadministratie moet gezien worden als administratieve verzameling van verschillende projecten. Ieder project krijgt binnen een grootboek een eigen nummer. Met een boekhoudpakket is het mogelijk om verschillende grootboeken aan te maken. Een grootboekadministratie is niet voor iedere zzp'er even belangrijk. Voor de meeste mkb-bedrijven is dit wel heel belangrijk. In dat geval gaat het meestal om veel journaalposten.
In- en verkoopadministratie
De in- en verkoopadministratie heeft betrekking op het verzamelen van alle inkoopfacturen en de verkoopfacturen. Binnen de administratie is het belangrijk om de in- en verkoopadministratie netjes te scheiden om goed overzicht te houden.
Inkomende en uitgaande facturen controleren
Voor ondernemers is het tegenwoordig steeds belangrijker aan het worden om alle facturen goed te controleren. De Belastingdienst voert namelijk steeds vaker controles uit. Bij een controle kan de Belastingdienst bijvoorbeeld navragen waarom er bepaalde bedragen opgevoerd zijn en/of deze kloppen met de gegevens in de boekhouding. Ook met betrekking tot het btw-nummer en het gehanteerde btw-tarief gaat het nogal eens fout.
Controle debiteuren- en crediteurenadministratie
Boekhouden draait voor een belangrijk deel om het inboeken van alle facturen. Het is daarbij belangrijk om de juiste gegevens in te voeren en om regelmatig de debiteuren- en crediteurenadministratie te controleren. Door een goede administratieve structuur op te zetten, voorkom je dat facturen verloren raken of dat er onjuiste gegevens worden ingevoerd.
De Belastingdienst kan mogelijk ook een controle uitvoeren wanneer we het hebben over de facturen. De facturen moeten voldoen aan wet- en regelgeving. Dit heeft ook betrekking op het toepassen van de juiste btw-tarieven en correctheid van de bedrijfsgegevens. Het is dus belangrijk om de facturatie op de juiste manier bij te houden.
Voorraadadministratie
Zzp'ers die producten of goederen verkopen, moeten ook een goede voorraadadministratie bijhouden. De Belastingdienst verwacht ieder jaar een duidelijk overzicht van de voorraad. Vanzelfsprekend hebben de meeste dienstverlenende zzp'ers niet echt te maken met een voorraadadministratie. Ondernemers met een winkel, webwinkel of groothandel hebben hiermee wel te maken. Door middel van automatiseren is het tegenwoordig mogelijk om de voorraad administratief automatisch te verwerken.
Loonadministratie
De personeelsadministratie bestaat onder andere uit het bijhouden van de salarissen, het aanmaken van contracten en het verwerken van mutaties. Het is belangrijk om de loonadministratie goed bij te houden, omdat hiermee belastingaanslagen worden berekend. Vanzelfsprekend hebben zzp'ers meestal niet echt te maken met personeel. Wel is het denkbaar dat een zzp'er vroeg of laat personeel zal aannemen. In dat geval is de term zzp niet echt meer van toepassing. Men spreekt ook wel van een salarisadministrateur als men zich bezighoudt met loonadministratie. Een salarisadministrateur is meestal alleen werkzaam voor grotere bedrijven of externe payrollbedrijven.
Rittenadministratie
Met een boekhoudprogramma is het mogelijk om de reiskosten online in te boeken. Door middel van een rittenadministratie is het mogelijk om deze kosten goed te verdelen over verschillende projecten of klanten. Ook kan met behulp van een rittenadministratie voorkomen worden dat er onjuiste kilometerstanden worden opgevoerd.
Urenadministratie
Voor de meeste zzp'ers is het kunnen registreren van alle declarabele uren belangrijk. De urenregistratie heb je nodig om de juiste facturen te kunnen versturen naar je opdrachtgevers. Daarnaast kan dit belangrijk zijn voor de Belastingdienst. De Belastingdienst hanteert een urennorm om in aanmerking te komen voor ondernemingsaftrek. Vooral voor parttime zzp'ers kan de urenregistratie erg belangrijk zijn.
Heb je een boekhoudkundige achtergrond nodig als zzp'er?
Voor de boekhouding is het tegenwoordig niet meer nodig om over echte boekhoudkennis te beschikken. Dankzij de verschillende boekhoudprogramma's is het mogelijk om de administratie makkelijk bij te houden. Wel is het belangrijk dat je weet welke gegevens je moet invoeren en dat je de administratie regelmatig controleert. Ook het leren kennen van de verschillende termen en begrippen is hulpvol. De meeste handelingen zijn met een goed boekhoudpakket eenvoudig uit te voeren. Ook het betalen van belasting is vanuit de software mogelijk.
Wanneer een boekhouder of accountant inschakelen?
Het uitbesteden van de boekhouding kan in sommige gevallen raadzaam zijn. Daarnaast kan het met betrekking tot accountancy in sommige gevallen ook verplicht zijn. Ook ondernemers die te maken hebben met subsidie of met een winkel, webwinkel of groothandel hebben meer baat bij een boekhouder of accountant. De meeste zzp'ers kunnen prima zelf hun eigen boekhouding doen.
Btw-administratie zzp'er
Bijna alle ondernemers moeten ieder kwartaal btw-aangifte doen bij de Belastingdienst. Ondernemers die te maken hebben met veel omzet zijn zelfs verplicht om iedere maand aangifte te doen. Dit is echter in de meeste gevallen voor zzp'ers niet van toepassing. Wel moet de btw-administratie op de juiste manier bijgehouden worden. Bij het foutief declareren van de btw, kan dit leiden tot hoge boetes. Met een boekhoudpakket kun je de btw-aangifte eenvoudig opmaken en indienen bij de Belastingdienst.
Zzp administratie opzetten eenmanszaak
Het opzetten van een zzp administratie is tegenwoordig niet moeilijk meer. Wel is het belangrijk om de juiste stappen te doorlopen. Wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudprogramma, dan worden de stappen automatisch aangegeven. Hierdoor kun je eenvoudig alle inkomsten en uitgaven gescheiden houden in de boekhouding. Het is ook mogelijk om gebruik te maken van de gratis opstartservice. Ook kun je meestal een gratis online cursus boekhouden volgen.
Enkelvoudig of dubbel boekhouden
Een groot voordeel is, dat je als zzp'er enkelvoudig mag boekhouden. Dit is een relatief eenvoudige manier van boekhouden. De meeste mkb-bedrijven zijn verplicht om dubbel boekhouden toe te passen. Ook zijn mkb-bedrijven in sommige gevallen verplicht om ieder jaar een jaarrekening te laten opstellen. Een zzp'er met een eenmanszaak hoeft geen jaarrekening te laten maken. Een resultatenrekening is als zzp'er voldoende. Een andere benaming hiervoor is ook wel de winst- en verliesrekening. In de praktijk verschillende de verschillende rapporten niet veel van elkaar.
Papieren administratie of online boekhouden?
Een papieren boekhouding voeren is tegenwoordig niet meer nodig (en ook niet handig). Alle administratie kan gemakkelijk online worden bijgehouden. Hierdoor hoef je geen ruimte in huis te reserveren voor de papieren administratie en bespaar je ook tijd aangezien alles online opgeslagen is. Je hebt altijd en overal toegang tot je administratie wanneer je online boekhoudt. Dit is erg handig wanneer je onderweg bent of wanneer je in de avonduren aan de slag wilt met de administratie.
Afschrijvingen en investeringen
Afschrijvingen en investeringen kunnen vragen om een eigen post in de boekhouding. Dit heeft vooral betrekking op mogelijke complexe fiscale constructies waarmee ondernemers te maken kunnen krijgen. Vooral bij grote aankopen kan het uitbesteden van de werkzaamheden slim zijn. Er kan sprake zijn van veel verschillende regels. Dit kan ook betrekking hebben op een mogelijke financiering van bedrijfsmiddelen.
De meeste ondernemers hebben dus te maken met verschillende vormen van administratie.
De meeste ondernemers maken gebruik van online boekhouden om de administratie overzichtelijk te houden.
Mijnzzp.nl